¿Qué hace un planificador de eventos virtuales?

2020 fue el año del evento virtual. Todos aprendimos cómo configurar una cuenta de Zoom y nos acostumbramos a ver a nuestros colegas solo desde el cuello hacia arriba. Ahora, los eventos virtuales llegaron para quedarse.

Con eso en mente, es hora de aceptar llevar nuestras tareas de planificación de eventos al mundo virtual. Un planificador de eventos virtual se asegura de que todos los aspectos de los eventos virtuales se desarrollen sin problemas, desde la creación del evento hasta la participación de los asistentes y asegurarse de que todos puedan iniciar sesión y acceder a la transmisión.

Siga leyendo para obtener más información sobre lo que hace un planificador de eventos virtuales y cómo planificar con éxito su propio evento virtual.

1. Defina los objetivos del evento virtual

Antes de sumergirse en la planificación de eventos virtuales, su primer paso debe ser definir sus objetivos. Comenzar con sus metas sentará las bases para el resto de su planificación.

Su evento virtual podría tener el objetivo general de proporcionar un lugar y una hora para que se reúnan personas con intereses similares. O su objetivo podría ser más específico, como enseñar una habilidad en particular a una audiencia. O tal vez desee crear un evento virtual con boleto. Definir su objetivo específico le ayudará a desarrollar una estrategia de eventos clara.

2. Crea un evento en línea

Su próximo paso será crear su evento en línea. Puede utilizar la página de destino de su evento para brindarles a los usuarios toda la información que necesitan para participar en su evento. Incluya información relevante como la fecha del evento, la hora y el enlace para iniciar sesión. También puede usar la página de su evento para publicar materiales complementarios como diapositivas de presentación o contenido descargable.

Algunas otras cosas a considerar:

¿Qué plataforma usarás?

Si va a organizar un evento para un grupo grande y le gustaría tener la opción de grabar el evento, Zoom es el camino a seguir. Zoom requiere que los usuarios descarguen una aplicación de escritorio para iniciar sesión, pero permite reuniones largas con hasta 1,000 participantes. También puede organizar eventos a través de Google Meet, que no requiere una aplicación para iniciar sesión, pero la participación está limitada a 250 personas. Otras opciones populares son Facebook Live para transmisiones en vivo y YouTube para eventos pregrabados. Hay muchas plataformas de eventos virtuales para elegir; Todo depende de tus necesidades.

¿Tendrás habilitados los comentarios?

Si desea que los usuarios hagan preguntas durante el evento o interactúen con usted, es una buena idea dejarlas activadas. Si prefiere mantenerse libre de distracciones, puede desactivar los comentarios.

¿Será este un evento híbrido?

Puede elegir si desea crear un evento híbrido en lugar de un evento solo en línea. Los eventos híbridos tienen la ventaja de atraer a un público más amplio, con componentes tanto presenciales como virtuales. Esto incluye un poco de coordinación adicional para planificar ambos componentes, así que asegúrese de tener todos los detalles resueltos al abordar esta tarea. Si su objetivo es atraer a más personas, valdrá la pena.

Consejo profesional: con nuestro complemento de eventos virtuales, puede generar reuniones y seminarios web de Zoom, crear eventos virtuales e híbridos y mostrar todos sus eventos en línea directamente en su sitio Web.

3. Gestionar confirmaciones de asistencia y venta de entradas para eventos virtuales.

Ahora que ha planificado su evento virtual, querrá considerar la opción para permitir confirmaciones de asistencia. También puede optar por vender entradas para su evento y obtener ganancias. Puede considerar estas opciones si desea mantener la privacidad de su contenido y brindar acceso solo a sus usuarios en el momento del evento. Aquí hay algunas cosas en las que pensar:

Requerir que los usuarios inicien sesión

Con los eventos virtuales, puede solicitar a los usuarios que inicien sesión antes de acceder a su evento. Dado que esto requiere la creación de una cuenta antes de asistir a un evento, sabrá exactamente quién asistirá y podrá ocultar el vínculo del evento al público.

Requerir que los usuarios confirmen su asistencia

Esta opción le permite prepararse para la participación de los asistentes. Es posible que desee limitar sus confirmaciones de asistencia si está preocupado por la conexión de su reunión virtual o verificar las capacidades de su cuenta de Zoom.

Venta de entradas para sus eventos

Puede vender entradas para sus eventos directamente desde su sitio de Web. Vender boletos es una excelente manera de aumentar la participación de los asistentes y asegurarse de que la gente asista a su evento.

4. Mantente en contacto con los asistentes.

Ha realizado el arduo trabajo de planificar su evento virtual. Ahora es el momento de asegurarse de que sus asistentes recuerden presentarse. Una gran parte de la planificación de eventos virtuales es mantenerse en contacto con sus asistentes. Querrá enviar correos electrónicos a sus asistentes durante todo el proceso del evento para mantenerlos comprometidos.

Sabemos una manera fácil de agilizar este proceso. Nuestro servicio de Marketing puede ayudar a simplificar todas las comunicaciones de marketing por correo electrónico de su evento. Promocione nuevos eventos, envíe recordatorios de eventos a sus asistentes e interactúe con su comunidad, todo en un solo lugar.

Poniendolo todo junto

Ser un planificador de eventos virtual requiere coordinación, pero con la planificación adecuada y las herramientas adecuadas, puede hacerlo realidad. Recuerde comenzar con un objetivo claro en mente. Una vez que lo haga, estará en el camino correcto para crear una página de eventos informativa y fácil de navegar. Realice un seguimiento de sus asistentes solicitándoles que confirmen su asistencia o que compren un boleto para su evento virtual. ¡Muestre su contenido protegido solo a sus asistentes y no olvide hacer un seguimiento después! Con estos pasos en mente, está en camino de convertirse en un exitoso planificador de eventos virtuales.

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