Cómo administrar análisis y reportes de tu evento

Pasaste tanto tiempo planificando tu evento, vendiendo boletos y promocionándolo, y ahora finalmente terminó. Pero, ¿cómo saber si el evento fue un éxito?

Ahí es donde entran en juego los análisis y los reportes. Con los análisis en la mano, tendrás información concreta para ayudarte a medir el éxito de tu evento. Una vez que creado tu reporte de eventos, puedes incorporar esa información en la planificación de tu próximo evento, lo que finalmente ayudará a mejorar tus eventos futuros.

Los informes y los análisis merecen el esfuerzo: pueden ayudarte a estar más organizado y menos estresado en el futuro. ¡¿Quién no quiere eso ?!

A continuación, analizaremos algunos pasos para ayudarte a comenzar con los análisis y los reportes de tus eventos.

¿Por qué son tan importantes los reportes de tu evento?

Quieres un evento exitoso y también quieres que tus eventos futuros sean exitosos. La creación de reportes es un paso importante para medir el éxito de tu evento. Los reportes pueden ayudarte a recopilar todos los datos en un solo lugar, ya sea que estes rastreando la venta de boletos, la asistencia u otras métricas. Al revisar los informes de tus eventos, podrás planificar eventos aún más exitosos en el futuro.

Con Cityticket, puedes capturar datos útiles para incluirlos en tus reportes.

Crear un reporte de eventos

Puedes crear una plantilla de reportes para usar en cada evento para resaltar lo que salió bien, lo que podría haber ido mejor y cómo puedes superar los desafíos en eventos futuros.

Ejecución de reportes con Cityticket

No requieres la version de pago para tener reportes personalizados, cuando creas un evento utilizando nuestro plan gratuito puedes agregar campos personalizados (al expandir la opción Información de asistentes) para capturar información adicional sobre tus asistentes . También, puedes realizar un seguimiento de las ventas y los pagos de tus entradas colocando el cursor sobre la pestaña Pedidos, donde editas tus eventos.

Utilizando la version de pago podrás contar con reportes muy específicos; ventas por canal, por fecha, tipo de boleto, forma de pago y datos adicionales que solicites a tus clientes durante el proceso de compra de boletos.

¿Qué debo incluir en mi informe?

¡Gran pregunta! Lo que incluyas en tu informe dependerá de tus objetivos. Es una buena idea comenzar identificando los indicadores clave de rendimiento (KPI) de tu evento. A continuación, se muestran algunos ejemplos de métricas que puede realizar un seguimiento:

Asistencia:

  • Número total de entradas disponibles para tu evento
  • Cantidad de boletos comprados
  • Número de entradas sin comprar
  • Venta de bebidas
  • Cajones de estacionamiento
  • Tipos de entradas que se compraron (por ejemplo: Generales, VIP, Meet and Great)

Presupuesto:

  • ¿Cuánto de tu presupuesto provino de patrocinios?
  • ¿Cuáles fueron los ingresos de la venta de entradas?
  • ¿Cuáles fueron tus gastos y gastos generales?
  • ROI total (retorno de la inversión): ¿Tu evento generó o perdió dinero? ¿Por cuanto?
  • Con Cityticket, puedes rastrear fácilmente todos los datos de tus asistentes y mantenerlos en un solo lugar exportándolos a un archivo CSV. De esa manera, puedes colocarlo todo directamente en su informe de eventos.

Poner en práctica la analítica de eventos

Ahora que has configurado tu informe de eventos, puedes convertirlo en parte de tu flujo de trabajo habitual de gestión de eventos.

Los correos electrónicos de seguimiento a los asistentes después de un evento también pueden proporcionar información valiosa. Estos correos electrónicos no tienen por qué ser complicados, pero debes tener en cuenta que el seguimiento oportuno es beneficioso para todos: deseas que esos buenos recuerdos estén frescos en la mente de los asistentes cuando compartan sus comentarios.

Más allá de la retroalimentación del evento, también puedes enviar a los asistentes una encuesta de satisfacción del cliente para determinar su NPS (Net Promoter Score), que es calculado por los clientes que califican su probabilidad de recomendar tus eventos o tu empresa. Esta es una gran métrica tangible que te permite controlar cómo se sienten las personas con respecto a tu marca.

Consejo profesional: nuestro servicio de marketing por correo electrónico, facilita la gestión del marketing de eventos y los correos electrónicos de seguimiento.

Terminando

Ahora tienes un punto de partida para crear un reporte de eventos profesional con el cual medir el éxito de tus eventos.

¡Así que empieza a planificar tu próximo evento ya mismo!

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