Muchos de nosotros comenzamos el 2021 sintiéndonos esperanzados sobre la posibilidad de volver a nuestros eventos favoritos antes de la pandemia. Pero la verdad es que aún no estamos listos para romper con Zoom, o tal vez nunca.
Para los planificadores de eventos, no hay mucho que puedan hacer sobre la mutación de cepas de virus o la evolución de las pautas de salud y seguridad. Pero puede aceptar completamente los eventos virtuales como un pilar de su estrategia de eventos, ahora y en el futuro.
Aquí hay algunas razones clave por las que los eventos virtuales llegaron para quedarse, junto con consejos sobre cómo adoptar los eventos en línea (en lugar de simplemente tolerarlos).
1. Los eventos virtuales le ayudan a llegar a un público más amplio.
No se puede negar la magia de un pequeño concierto en un lugar íntimo o una cena con todas tus personas favoritas en un solo espacio. Pero los eventos virtuales ofrecen sus propios beneficios distintivos, como la capacidad de hacer que la experiencia esté disponible para más personas de las que creía posible.
Los eventos virtuales permiten a los asistentes iniciar sesión para un concierto en tiempo real o una clase de fitness boutique desde cualquier parte del mundo. No se preocupe por el estacionamiento o el transporte, todo lo que necesita es un plan de juego y una conexión a Internet.
En lugar de ver los eventos virtuales como último recurso, considérelos como una oportunidad para ampliar su lista de invitados. Y no olvide priorizar la accesibilidad como lo haría con los eventos en persona. Es posible que no deba preocuparse por las rampas o el estacionamiento, pero existen consideraciones especiales para la accesibilidad en línea. Siga las mejores prácticas para garantizar que todos los asistentes puedan participar independientemente de sus diferentes habilidades.
2. Organizar eventos de forma virtual es rentable.
El catering, el alquiler de lugares y una gran cantidad de otros costos de eventos en persona pueden acumularse rápidamente. ¿Preocupado por su presupuesto? Un evento virtual podría ser la respuesta.
Eso no significa que no pueda derrochar en sus eventos virtuales o que no deba reservar un presupuesto.
Por ejemplo, es posible que desee enviar regalos a los asistentes con anticipación o enviar materiales de la reunión con anticipación que harán que el evento virtual sea más personal e interactivo. Además, ¿a quién no le gusta recibir una sorpresa por correo?
Tenga en cuenta que también deberá compensar a sus oradores y panelistas de la misma manera que lo haría con los eventos en persona.
3. Los eventos en línea ofrecen una flexibilidad adicional.
Cancelar un evento siempre es un fastidio. Pero cuando planifica un evento virtual desde el principio, es menos probable que se vea afectado por circunstancias fuera de su control, lo que significa que es más probable que se desarrolle sin problemas.
Agregar una opción de asistencia virtual a sus eventos en persona es otra forma flexible de expandir el alcance de su evento y crear flexibilidad para los asistentes. Estos tipos de eventos híbridos pueden ayudarlo a mantener pequeñas las reuniones en persona cuando la salud y la seguridad son una preocupación y, al mismo tiempo, involucrar a tantos participantes como desee.
Además, si usa una herramienta como nuestro complemento de eventos virtuales, puede distinguir fácilmente entre eventos híbridos, virtuales y en persona en su calendario. El complemento también viene con útiles herramientas de calendario que integran enlaces de Zoom y envían recordatorios automáticos por correo electrónico para acceder fácilmente al evento.
4. Los avances en tecnología harán que los eventos virtuales sean más atractivos.
A medida que las tecnologías de realidad aumentada y virtual ganen fuerza, habrá aún más formas de crear experiencias memorables en sus eventos.
Tomemos los conciertos, por ejemplo: en lugar de simplemente transmitir en vivo un evento, los artistas podrían aprovechar las herramientas y la tecnología de realidad virtual para crear una experiencia musical inmersiva. Las conferencias podrían utilizar hologramas para llevar a los oradores principales directamente a las salas de estar de los asistentes.
La realidad aumentada y la realidad virtual pueden no ser opciones prácticas para una pequeña empresa que planea un evento hoy, pero estos escenarios de eventos virtuales están dentro del ámbito de la posibilidad en los próximos años.
Adopte los eventos virtuales en su estrategia a largo plazo.
Tal vez todavía no le gusten los eventos en línea; lo entendemos y no intentaremos hacerle cambiar de opinión. Pero de cualquier manera, las reuniones en línea llegaron para quedarse.
No pase por alto las oportunidades que ofrecen los eventos virtuales para unir a audiencias de todo el mundo, ahorrar dinero y ofrecer flexibilidad a sus invitados.
¿Busca herramientas para empezar? Obtenga más información sobre cómo funciona nuestro complemento de eventos virtuales con nuestro calendario y los complementos de venta de entradas para crear una experiencia perfecta para usted y sus asistentes.
