10 reglas cardinales de eventos virtuales

Si bien cada evento virtual es un poco diferente, existen algunas reglas que se aplican a los eventos en línea en todos los ámbitos. Si nos preguntas, romper cualquiera de esas reglas sería un pecado (a menos que tengas una muy, muy buena razón para desviarte de los caminos trillados).

Antes de comenzar a planificar los detalles de su próximo evento virtual, asegúrese de conocer y respetar estas 10 reglas fundamentales. 🙏

1. Promocione su evento con mucha antelación.

No espere hasta el último minuto para enviar invitaciones a su evento virtual. El hecho de que las personas no tengan que preocuparse por los viajes o el estacionamiento no significa que sus horarios estén abiertos para un evento en línea en cualquier momento.

Agregue el evento al calendario de su sitio web y comience a comunicarse con los invitados al menos un par de semanas antes del gran día.

2. Pruebe su tecnología y herramientas, y luego vuelva a probar.

Las dificultades técnicas pueden acabar con el ambiente durante un evento virtual. No pierda valiosos minutos durante su evento arreglando una conexión a Internet de mala calidad o luchando para reactivar su micrófono.

Unos días antes de su evento, pruebe su video, audio, WiFi y otras herramientas que planea usar. Esto le da tiempo para solucionar cualquier problema que surja. Luego, vuelva a realizar la prueba antes de la transmisión en vivo el día del evento.

3. Envíe recordatorios por correo electrónico.

Si desea que la gente se presente, hágalo lo más fácil posible enviando varios recordatorios por correo electrónico.

Como mínimo, debe enviar:

Una confirmación por correo electrónico cuando las personas se registren / confirmen su asistencia.
Un recordatorio el día del evento.
También es una buena idea enviar uno o dos recordatorios entre el correo electrónico de confirmación y la nota del día.

No olvide la parte más importante del mensaje: ¡un enlace para unirse al evento!

4. Reclute a su audiencia.

Haga un esfuerzo adicional para explorar y llegar a personas que estarían interesadas y participantes activos en su evento virtual; una invitación personal es muy útil.

¿Quieres más participación? Reclute a algunos colegas o amigos para que piensen en algunas preguntas con anticipación. De esa manera, evitará un silencio incómodo cuando su evento se abra a preguntas de la audiencia.

5. Envíe los materiales del evento con anticipación.

Los eventos virtuales pueden parecer bastante aburridos después de tantas horas frente a la pantalla. Mantenga a los asistentes más comprometidos enviando materiales del evento con anticipación.

Esto puede incluir presentaciones, materiales de lectura o enlaces a los perfiles de redes sociales de su empresa donde pueden conectarse con usted de antemano.

6. Comunique las expectativas antes de que comience el evento.

¿Deberían los asistentes planificar una gran participación de la audiencia o una experiencia más pasiva al ver una actuación o presentación?

Dale a tu audiencia una cabeza. Hágales saber qué esperar y cómo prepararse, es decir, ¿se trata de un evento de pantalones de chándal y cabecera de cama o una fiesta elegante de cintura para arriba?

7. Empiece a tiempo (y no llegue tarde).

A menos que su plataforma de reuniones tenga una restricción de tiempo, nadie lo echará del lugar al final de su evento virtual. Pero eso no significa que sus asistentes quieran pasar todo el día con usted.

Sea respetuoso con el tiempo de sus asistentes comenzando a tiempo y trate de no llegar tarde. Si le preocupa que los rezagados se pierdan parte del evento, ofrezca una grabación que los asistentes puedan ver después.

8. Mantenga la conversación fluida durante el evento.

¿Nadie quiere hacer “alguna pregunta?” y oye grillos. Es por eso que necesita un buen moderador para sus eventos virtuales.

La moderación es la clave para un evento exitoso. Un maestro de ceremonias puede mantener la conversación fluida y llamar a los asistentes por su nombre para fomentar la participación. El moderador también puede venir preparado con algunas preguntas propias para iniciar una sesión de preguntas y respuestas.

Ofrezca a los asistentes una variedad de formas de hacer preguntas. Algunas personas no se sienten cómodas con la cámara y prefieren escribir en un chat, mientras que otras están felices de subirse a la cámara.

9. Haga un seguimiento después del evento.

No deje a la gente colgada después de un evento en línea. Envíe un correo electrónico de seguimiento para recopilar comentarios en una encuesta, compartir enlaces a materiales o grabaciones e invitar a los asistentes al próximo evento.

10. No programe un evento que podría haber sido un correo electrónico.

Nadie quiere asistir a una reunión virtual, ni a ningún evento, que podría haber sido un correo electrónico rápido.

Los eventos online no siempre son el mejor canal. Asegúrese de que su contenido realmente funcione mejor como evento antes de seguir adelante.

¿En la cerca? Tal vez el contenido del evento que tiene en mente funcione mejor como una publicación de blog … o, ya sabe, un correo electrónico.

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